עוזר בכיר (EA) מספק תמיכה אדמיניסטרטיבית חיונית למנהלים בכירים, ועוזר להם לשמור על פעילות חלקה ויעילה בחברה. על ידי טיפול בתזמון, ניהול תקשורת ותיאום פרויקטים, EAs מאפשרים למנהלים להתמקד בהיבטים אסטרטגיים של העסק.
לאחרונה, חל שינוי גלוי לעבר מיקור חוץ של עוזרי מנהלים מהפיליפינים בפיליפינים . למעשה, אחד מתוך שמונה מיליון תפקידים ב-Upwork מוחזקים על ידי עוזרי ניהול פיליפיניים.
אם חסר לך כישרון וזקוקים לעזרה אדמיניסטרטיבית, אז הפיליפינים היא המקום שבו תוכל לחפש פתרונות מיקור חוץ כחלק מאסטרטגיית החוץ שלך. אבל מה היתרונות והחסרונות בהעסקת עוזרי מנהלים מרחוק מהארץ?
מדריך זה ייתן לך סקירה כללית של היתרונות והחסרונות של העסקת עוזר בכיר פיליפיני ואת השיטות המומלצות להעסקת אחד.
5 יתרונות וחסרונות של העסקת עוזרי מנהל מהפיליפינים
הנה כמה מהיתרונות והחסרונות כשאתה שוכר עוזר בכיר מהפיליפינים:
יתרונות
1. עלות-תועלת
העסקת עוזרי מנהלים מהפיליפינים יכולה להוביל לחסכון משמעותי בעלויות בהשוואה להעסקה מקומית במדינות מערביות. השכר הממוצע לעוזר בכיר באוסטרליה הוא בסביבות 86,109 דולר אוסטרלי בשנה ; בפיליפינים זה בערך 10,156 דולר אוסטרלי בשנה .
הפרש השכר, בשילוב עם יוקר המחיה הנמוך בפיליפינים, הופך את שירותי הניהול במיקור חוץ לאופציה אטרקטיבית מבחינה כלכלית לניהול הוצאות העסק מבלי לפגוע באיכות.
2. מוסר עבודה חזק וכושר הסתגלות
עובדים פיליפינים ידועים במוסר העבודה החזק, המסירות והאמינות רשימת דוא”ל b2b שלהם. הגמישות שלהם מאפשרת להם להשתלב בצורה חלקה בסביבות עבודה שונות ולטפל ביעילות במשימות מגוונות.
הדגש התרבותי על ” bayanihan “, כינוי פיליפיני לאחדות קהילתית ושיתוף פעולה, מטפח סגנון עבודה שיתופי.
EA פיליפינים מפגינים בדרך כלל גישה חיובית ומצטיינים כשחקני צוות, ותורמים לסביבת עבודה הרמונית ופרודוקטיבית. הנכונות שלהם לתמוך בעמיתים הופכת אותם לחברי צוות יקרי ערך.
3. רמת השכלה וכישורים גבוהים
הפיליפינים מתגאים בשיעור אוריינות גבוה של כ-97% , כאשר פיליפינים מהפיליפינים רבים רודפים אחר השכלה גבוהה בתחומים הרלוונטיים לתפקידי עוזר בכיר, כגון מנהל עסקים ותקשורת.
כוח העבודה המשכיל מבטיח שלעוזר הבכיר שלך יהיו את למד כיצד ליצור עיצוב אתר טוב הכישורים והמומחיות הדרושים כדי לבצע את תפקידיו ביעילות.
4. שליטה באנגלית
על פי מדד מיומנות האנגלית של EF , הפיליפינים מדורגים גבוה בכישורי אנגלית בקרב מדינות שאינן דוברות אם. זה לא מפתיע, בהתחשב בכך שאנגלית היא אחת מהשפות הרשמיות שלה ונחשבת מהפיליפינים לשפה השנייה ( הלא רשמית או הרשמית? ) של המדינה.
יתרון לשוני זה מפחית באופן משמעותי את הסיכון לתקשורת שגויה, ומאפשר לעוזרים מנהלים פיליפינים לקיים אינטראקציה יעילה עם לקוחות ועמיתים בינלאומיים.
5. התאמה תרבותית
הפיליפינים הושפעו באופן משמעותי מהתרבות המערבית לאורך ספריית afb ההיסטוריה שלה, מה שהוביל לפיליפינים הבנה עמוקה של שיטות עסקיות מערביות.
ידועים באירוח ובאופי המכבד שלהם, הפיליפינים הם מנומסים, חמים ונכונים באמת לעזור. נטייה תרבותית זו יוצרת סביבת עבודה חיובית ומטפחת קשרים חזקים בין ה-EA למעסיקיהם.
חסרונות
1. אתגרי תקשורת אפשריים
למרות רמת השליטה הגבוהה של הפיליפינים באנגלית, עדיין יכולים מהפיליפינים להיות מחסומי תקשורת עקב הבדלי אזורי זמן וניואנסים שפה מזדמנים. לדוגמה, שימוש בביטוי “לזמן מה” כאשר מבקשים מלקוח להחזיק במהלך שיחה.
כדי למתן את האתגרים הללו, עליך לקבוע שעות עבודה גמישות כדי לאפשר אזורי זמן חופפים ולהשתמש בכלי תקשורת כמו Slack ו-Zoom. ביצוע צ’ק-אין קבוע יכול לעזור לנקות כל בלבול או אי הבנות.
2. תלות בטכנולוגיה
אחד החסרונות העיקריים של מיקור חוץ של עוזרי מנהלים, בין אם עבור שירותי לוגיסטיקה , חברות לייצור לידים , או כל תעשייה אחרת, הוא ההסתמכות על טכנולוגיה לתקשורת וניהול משימות.
בעיות טכניות או קישוריות יכולות להקשות על פעולות, במיוחד אם ה-EA שלך צריך לתקשר כל הזמן עם צוותים שונים.
חייבות להיות לך תוכניות גיבוי ופתרונות עבור מהמורות המהירות הפוטנציאליות הללו. ודא של-EA הפיליפינית שלך יש חיבור אינטרנט אמין (ונתונים ניידים, לכל מקרה) ואת החומרה הדרושה לביצוע משימות ללא הפרעות.
3. הבדלים תרבותיים בשיטות העבודה
בעוד שתאימות תרבותית היא בדרך כלל יתרון, יכולים להיות הבדלים בשיטות העבודה ובציפיות. לדוגמה, האופי ההיררכי של מקומות עבודה פיליפיניים עשוי בניגוד לגישה השוויונית יותר של עסקים אחרים.
כדי להתמודד עם זה, נסו להציב ציפיות ברורות ולספק אימון רגישות תרבותית לשני הצדדים. גישור בין הבנה בין תרבויות יכול לעזור להבהיר אי הבנות.
4. שיקולים משפטיים ולוגיסטיים
העסקת עוזר בכיר ממדינה אחרת כרוכה בניווט בנושאים משפטיים מהפיליפינים ולוגיסטיים שונים, כגון ציות לחוקי העבודה המקומיים וטיפול בתשלומים בינלאומיים.
חפשו עורך דין הבקיא בחוקי העבודה במדינה, או שקול שיתוף פעולה עם חברת צד שלישי שיכולה לטפל בחוקיות.
5. חששות לשימור עובדים
שימור עובדים במיקור חוץ יכול להיות מאתגר, מכיוון שהם עשויים להתפתות על ידי הזדמנויות עם שכר גבוה יותר במקומות אחרים. כדי לשפר את השימור, עליך להתמקד במתן משכורות תחרותיות ובטיפוח תרבות עבודה חיובית שמעריכה ומתגמלת את התרומות של EA שלך.
6 שיטות עבודה מומלצות בעת מיקור חוץ של עוזרי מנהלים
הנה כמה מהשיטות המומלצות שכדאי לקחת בחשבון כשאתה מבצע מיקור חוץ של עוזר בכיר:
1. הגדירו תפקידים ותחומי אחריות
הגדרה ברורה של התפקידים והתפקידים של העוזר המנהלי (EA) עוזרת למשוך מועמדים עם הכישורים הנכונים ומגדירה ציפיות ברורות מההתחלה. תיאור התפקיד צריך לפרט משימות ספציפיות, כגון ניהול לוחות זמנים, תיאום פגישות ותקשורת עם ספקים או צוותי חברה.
2. הערכת מיומנויות וניסיון
אם אתה מחפש EA עבור עצמך או מנהל אחר, אתה רוצה מישהו עם הכישורים והניסיון הנכונים. ראיון מועמדים עם רקורד מוכח בתפקידים אדמיניסטרטיביים, יכולות ארגוניות מצוינות וכישורי תקשורת חזקים.
שקול את יכולות פתרון הבעיות שלהם ואת היכולת שלהם לנהל משימות מרובות ביעילות. אם אתה דורש מהם להשתמש בתוכנות או כלים ספציפיים מדי יום, ודא שיש להם גם אותם.
ייתכן שתרצה גם לבדוק את ההפניות שלהם ואת ביצועי העבודה בעבר כדי להבטיח לעצמך שאתה מגייס את המועמד הטוב ביותר עבור הצרכים שלך.
3. הקמת ערוצי תקשורת יעילים
תקשורת אפקטיבית היא חיונית כאשר עובדים עם עוזרי מנהלים, במיוחד אם הם ממוקמים מרחוק. השתמש בכלים כמו Slack, Zoom ו- Trello עבור עדכונים שוטפים, ועידות וידאו וניהול משימות.
קביעת פגישות קבועות ומתן קווים מנחים ברורים לגבי העדפות תקשורת יכולים לעזור למנוע אי הבנות ולהשאיר את כולם באותו עמוד.
4. הערכת התאמה תרבותית
כשאתה מראיין EAs פוטנציאליים, עליך להבטיח התאמה עם ערכי החברה שלך וסביבת העבודה. שאל את המועמדים על כישורי עבודת הצוות שלהם, גישת פתרון בעיות וכיצד הם יישמו את הערכים שלך על תרחישים מהחיים האמיתיים.
התאמה תרבותית טובה יכולה להוביל לשיתוף פעולה טוב יותר ולשביעות רצון בעבודה, דבר חיוני להצלחה ארוכת טווח.
5. הטמיע תהליך onboarding מובנה
תהליך הצטרפות מובנה עוזר לעוזרים מנהלים חדשים להשתלב בצורה חלקה בחברה שלך. לספק הדרכה מקיפה על מדיניות החברה, נהלים וכלים שהם ישתמשו בהם.
עליך להקצות חונך או נקודת איש קשר כדי לסייע לעובדים חדשים במהלך השבועות הראשונים שלהם. תהליכי הצטרפות פשוטים עוזרים להם להבין את תפקידם ואת הציפיות שלהם, מצמצמים את עקומת הלמידה ומאפשרים להם לתרום ביעילות מוקדם יותר.
6. הגדר מדדים וספק משוב
הגדרת מדדי ביצוע ברורים עוזרת לך להעריך אם העוזר המנהלי שלך מתפקד בתפקידו. כמה מדדי ביצועים מרכזיים (KPI) שתוכלו למדוד הם שיעורי השלמת משימות, דיוק ועמידה בזמנים.
סקור באופן קבוע את הביצועים שלהם מול מדדים אלה וספק משוב בונה. משוב רציף ותקשורת פתוחה עוזרים לזהות אזורים לשיפור וצמיחה מקצועית כך שה-EA שלך ימשיך לענות על הצרכים המתפתחים של העסק.